• +7(912)40-40-440
  • manager@pro-znanie.ru
  • 1-005-234

Готовая работа №110 — 1.5. Сравнение систем электронного документооборота


Информация о работе
ID работы:110
Тип работы:Курсовая
Название работы:Автоматизированные системы документооборота. Сравнительная характеристика
Объём (стр.):30
Дата выполнения:13.04.2008
Стоимость:375p

Заказать


Содержание работы
Введение
1. Сущность и предназначение автоматизированных систем автоматизации делопроизводства
1.1. Сущность автоматизации делопроизводства и систем электронного документооборота
1.2. Основные задачи и функции автоматизации делопроизводства
1.3. Краткая характеристика основных систем автоматизации делопроизводства
1.4. Принципиальные особенности систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
1.5. Сравнение систем электронного документооборота
2. Автоматизация делопроизводства в фонде федерального имущества
Заключение
Список литературы

Демонстрация работы:

1. Сущность и предназначение автоматизированных систем автоматизации делопроизводства

1.1. Сущность автоматизации делопроизводства и систем электронного документооборота

Системы автоматизации делопроизводства (САД) решают задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учета выданных резолюций и полученных отчетов об их исполнении[1]. В базах данных Все современные системы автоматизации делопроизводства построены на клиент-серверной архитектуре с использованием систем управления базами данных. систем хранится не только формальная часть (реквизиты) документов, но и их содержательная часть в виде текстов, текстовых файлов, образов.

САД позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по одному или набору реквизитов (по форме) является неотъемлемым атрибутом систем такого рода. И это, очевидно, одно из самых важных качеств, так как скорость получения ответа по состоянию исполнения документа является ключевым критерием для делопроизводства.

Поиск конкретных документов или резолюций должен быть доступен по различным параметрам, среди которых выделяются временные параметры (даты). Для них должна быть возможность задания точных интервалов или же только минимального начального срока начала или максимального срока окончания.

Очень существенным в САД является возможность, найдя нужный документ, просмотреть всю историю его исполнения, в том числе каждую резолюцию и каждый отчет об исполнении, открыть документы-ответы или "родительские" документы, в ответ на которые создан найденный документ.

И, безусловно, такой же ключевой как быстрый поиск, является возможность построения произвольных отчетов по хранящейся в системе информации по заготовленным запросам или после ввода необходимого числа параметров, например, сроков исполнения, фамилий руководителей и т.д.

Системы электронного документооборота (СЭД) прежде всего ориентированы на работу с электронными документами, их движением по организации или между организациями, что практически вытекает из самого словосочетания "электронный документооборот".

В таких системах большое внимание уделено всем жизненным фазам электронного документа, начиная от его рождения и первоначального помещения в хранилище документов и до его перемещения (или копирования) в архив оперативного или долговременного хранения. При этом относительно длительным во времени и важным по сути является процесс коллективной подготовки документа, его многократное согласование, ведение версий документа, утверждение финальной версии и ее публикация.

Если мы говорим о деловых документах, а не об объявлениях или о личной переписке, то в почти любой уважающей себя организации деловые документы создаются в соответствии с определенными регламентами и инструкциями, они должны опираться на утвержденные шаблоны и при их выпуске иметь строгий режим ограничения доступа или быть общедоступными. Разумеется, все документы, подлежащие регистрации, должны регистрироваться. И если документы требуют своего исполнения, то в системе должна быть возможность передачи документов адресатам и исполнителям, с контролем сроков исполнения. Соответственно, все задачи учета и контроля исполнения документов также должны решаться в этих системах.

Таким образом, СЭД должны сочетать в себе функции по автоматизации делопроизводства и управления электронными документами. Отсюда следует, что САД реализует только часть, пусть и очень важную, возможностей СЭД.

[демо режим — текст работы показан частично]

1.2. Основные задачи и функции автоматизации делопроизводства

Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, – это непосредственная работа с регистрационными карточками, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, а также организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификация функций систем, по которым и производился сравнительный обзор. Эта классификация является устоявшейся и принята большинством экспертов по системам документооборота. Возможности систем были разделены на три группы: канцелярия, управление электронными документами и деловыми процессами, администрирование системы.

Группа "Канцелярия" объединяет в себе следующие функции (См. Приложение 1):

-         регистрация документов – базовый процесс, начало существования документа. В системе должна быть реализована возможность изначального заполнения реквизитов документа, присоединения файлов различного типа и возможность их последующей модификации;

-         ведение номенклатуры дел – функция поддержки стандартной номенклатуры (входящие, исходящие, внутренние документы), а также других потоков документов, определяемых пользователем;

-         работа со словарями и справочниками – возможность добавления и редактирования пользовательских данных для ускоренного ввода в поля регистрационной карточки;

-         сканирование – интерфейс к сканеру для перевода бумажных документов в электронную графическую форму и последующего присоединения к электронным документам;

[демо режим — текст работы показан частично]

1.3. Краткая характеристика основных систем автоматизации делопроизводства

«Гран-Док» – специализированная система автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления, работающих в соответствии с требованиями и стандартами Российского делопроизводства.

Система «Гран-Док» успешно прошла сертификационные испытания во ВНИИНМАШ, где было подтверждено полное соответствие системы требованиям нормативных документов. Система имеет сертификат ГОССТАНДАРТА РОССИИ №РОСС RU.ME. 20.H00409 и экспертное заключение Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, в котором отмечено ее высокое качество.

Документооборот муниципальных структур управления - это строго регламентируемое и контролируемое движение документов в сочетании с фиксацией сложного набора реквизитов в учетно-регистрационных формах.

Назначением системы «Гран-Док» является автоматизация процессов работы с документами: учет всех деловых документов; хранение и работа с текстами документов; контроль каждого этапа рассмотрения; фиксация пути прохождения от поступления документа до списания его в дело; получение справочной информации о документах; отбор и хранение документов в папках; анализ документооборота.

САДД «Дело», отражает его историю в электронных журналах: создание, регистрация, переход из одной папки в другую, исполнение, списание в дело, хранение с указанием места нахождения документа, как в бумажном виде, так и в электронном хранилище. Таким образом, появляется возможность отследить состояние каждого документа, маршрут движения, его взаимосвязь с другими документами.

Система автоматизированного документооборота позволяет руководству организации давать поручения и контролировать процесс их исполнения. При этом ведется наглядный учет всех документов, по которым сотрудник является исполнителем, а также тех документов, которые он поставил на контроль. Некоторые системы автоматизации делопроизводства позволяют установить различные уровни контроля. Через систему автоматизации документооборота до каждого исполнителя доводится информация о том, какие работы и в какие сроки он должен выполнить. При этом регламентируются права доступа пользователей к функциям САДД. Таким образом снять задание с контроля может только автор либо его «доверенный пользователь».[2]

Чтобы эффективно управлять документами, надо знать источник их происхождения, отслеживать текущее состояние документа, иметь возможность своевременно дать задание либо его отозвать, что в случае использования системы автоматизации «Дело» легко выполняется. По сути, внедрение САДД призвано упорядочить и формализовать существующие процессы делопроизводства и управления. Система автоматизированного документооборота "Дело", помимо названых, имеет еще две немаловажные особенности: она обеспечивает ускорение процесса делопроизводства и безошибочное и своевременное исполнения резолюций руководителя. Для руководителей организации деятельность сотрудников становится более прозрачной, а, значит, более управляемой.

[демо режим — текст работы показан частично]

1.4. Принципиальные особенности систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Приведенные выше перечни задач позволяют говорить о том, что основными потребителями САД и СЭД являются разные категории пользователей. Задачами учета и контроля исполнения в любой средней и крупной организации [Тут надо сделать пояснение, что в малых организациях, численностью 50-100 сотрудников, задачи автоматизации делопроизводства практически не актуальны из-за небольшого числа документов (задача строго учета) и небольшого числа руководителей, от имени которых выдаются поручения (задач контроля исполнения)] занимаются ответственные за делопроизводство (делопроизводители). Именно они являются основными пользователями САД, они регистрируют документы, фиксируют в системе выданные руководителями резолюции, контролируют сроки исполнения (хорошо, когда САД помогает в этом, автоматически формируя перечни документов, срок которых наступает или просроченных) и выводят на принтер сводки и справки по исполнительской дисциплине по утвержденным формам. С учетом того, что в основном с САД работают делопроизводители, такие системы строятся по привычному для их работы принципу – картотечная система с журналами входящих, исходящих и т.д. документов, со списками выданных заданиях и полученных отчетов.

Если в САД содержится не только реквизитная часть документа, но и содержательная, то к работе в такой системе у руководителей возникает больше интереса. Это требует наличия в САД нового вида рабочего места, характерного тем, что больше внимания уделено вопросу персонализации информации, когда руководитель получает только ту информацию, которая касается его или его подчиненных, а также вопросу минимизации выводимой на экран информации, без излишней делопроизводственной детализации. Соответственно возникает еще одно требование – возможность поиска документа по контексту содержательной части документа и приложений к нему. С учетом сказанного, при такой реализации САД начинают приближаться к СЭД.

Однако характерные особенности САД не ограничиваются только ориентированностью на делопроизводителей, поиском по контексту и наличием рабочих мест для руководителей. При интенсивном режиме работы с САД тех же делопроизводителей САД не должна заставлять их выполнять лишние операции, например, устанавливать доступ к документам, к резолюциям и другим объектам системы. Этот доступ, а также уведомления о направлении документов должны формироваться САД автоматически на основании тех фамилий или названий подразделений, которые были указаны в карточках САД.

[демо режим — текст работы показан частично]

1.5. Сравнение систем электронного документооборота

Учитывая высокую стоимость Lotus Domino/Notes при создании полноценной конфигурации, реализующей полный набор функциональных характеристик, системы на ее базе ("БОСС-Референт", "ЭСКАДО", OfficeMedia/CompanyMedia) можно выделить в отдельный класс. Внедрение таких систем не рекомендуется предприятиям с уже сложившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы обмена электронной почтой от Microsoft. Сильно отличающийся от Outlook интерфейс Lotus потребует полностью переучивать персонал.

Территориально-распределенным организациям с большим количеством отделов и подразделений стоит задуматься над самыми дорогими системами – LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении в полной комплектации могут быть настроены практически на любые способы организации механизмов управления.

К системам средней ценовой категории можно отнести "ДЕЛО" и "ЕВФРАТ-Документооборот". Причем внедрение системы "ДЕЛО", последовательно поддерживающей все стандарты российского делопроизводства, и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при наличии в организации СУБД Oracle или MS SQL Server. Последний вариант может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым (См. Приложение 4).

Продукт "ЕВФРАТ-Документооборот" является более гибким и более масштабируемым за счет использования объектно-ориентированной СУБД "НИКА" (разработка Cognitive Technologies), и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов разработчика). Система обладает наиболее развитой функциональностью в стандартной комплектации и в настоящее время ориентирована не только на относительно небольшие организации, но и на крупные предприятия и государственные учреждения.[4]

Выше уже были рассмотрены функциональные возможности наиболее распространенных на рынке систем электронного документооборота и их ценовой анализ систем (стоимость лицензий + стоимость СУБД), в котором не учтены затраты на настройку и поддержку нормальной работы СЭД. По этому критерию системы очень сильно различаются в зависимости от того, какой степени участия разработчика требует настройка системы, обучение персонала, поддержка функционирования систем. Наиболее важен этот критерий для предприятий, которые не обладают большими бюджетами на внедрение информационных технологий (малый и средний бизнес).

В крупных компаниях и государственных учреждениях стоимости владения системой также уделяют большое внимание. Необходимо также понимать, что, если система не обладает развитым функционалом (необходимость использования некоторых функций может возникнуть в ходе использования), то для их реализации разработчики предложат проектное решение за дополнительные деньги, что тоже отразится на стоимости владения системой.[5]

[демо режим — текст работы показан частично]

RSS Feed
01.01.2015
С наступившим!

01.09.2014
С началом учебного года!

30.06.2014
Поздравляем всех с удачной защитой дипломных и курсовых работ!

01.03.2014
Поздравляем с приходом весны!

31.12.2013
С Новым 2014 Годом!

19.12.2013
Конец семестра, и праздники совсем скоро! Мы снизили цены на 50% на готовые работы. С наступающими!

01.12.2012
По техническим причинам сменился номер ICQ, новый номер 617-843-004

01.09.2012
Всех поздравляем с началом учебного года!

01.07.2012
Компания Pro-Знание искренне поздравляет выпускников с успешной сдачей дипломных проектов. Удачи вам и карьерного роста!

01.01.2012
С Новым 2011 Годом! Здоровья, счастья, любви!

21.10.2011
У нас единый номер: +7(912)40-40-440 (обратный звонок). Позвоните - дождитесь сброса, и мы Вам тут же перезвоним!

01.10.2011
В тестовом режиме включен "поиск" и выложены 3000 авторских работ наших исполнителей!

25.08.2011
Сменился номер телефона нашего офиса в Тюмени. Новый номер: +7(3452)297807

01.07.2011
Компания поздравляет студентов с отличной защитой дипломных работ. Желаем солнечного лета, приятных отпусков и карьерного роста дипломированным специалистам!

01.05.2011
Поздравляем с весенними Майскими праздниками! Закажи работу в мае через сайт - получи скидку в 10%!

31.12.2010
Pro-Знание поздравляет Вас с Наступающим 2010 Годом! Ярких впечатлений и исполнения желаний!

22.12.2010
Теперь мы к Вам ближе! Будьте в контакте!


















Rambler's Top100